Author: Peter

al quale i nostri esperti faranno seguito con l’invio di una e-mail di conferma dell'avvenuta ricezione e una breve nota con eventuali suggerimenti.
Com’è possibile far fronte a particolari necessità di limitare la libera consultazione del materiale informatizzato?
Gli archivi che intendono limitare la libera consultazione del materiale informatizzato devono segnalarlo in una lettera di accompagnamento, specificando eventuali fondi, serie archivistiche o singole unità archivistiche che non si vogliono rendere consultabili.
Quanto e quale materiale si deve inviare?
Si deve inviare un backup della banca dati salvato su un CD-Rom o DVD allegando una lettera di accompagnamento. Si consiglia di inviare dati relativi ad una fase conclusa del lavoro. In questa ottica i dati possono essere inviati anche più volte nel corso di un anno sulla base di lotti di lavoro conclusi che la Diocesi ritiene di poter consegnare.
Quali obblighi comporta l’adesione al progetto?
Gli archivi che partecipano al progetto per gli archivi ecclesiastici sono tenuti alla consegna annuale
all’ UNBCE dei materiali realizzati che confluiranno all'interno dell’archivio nazionale. Le banche dati consegnate rimangono di proprietà degli enti proprietari dei beni e l’UNBCE adotta ogni soluzione per la corretta consultazione dei dati, per il rispetto della privacy, per la sicurezza dei beni.
Quanto può durare il progetto ?
Il responsabile diocesano procederà a definire un programma annuale di schedatura nell’ambito di un progetto complessivo tenendo conto delle risorse economiche e umane a disposizione.
C’è una scadenza per presentare la documentazione di adesione?
Non ci sono scadenze: gli archivi diocesani, o di altri enti religiosi, possono presentare in qualsiasi momento dell’anno la domanda di adesione al progetto CEIAr.

Per l’utilizzo del software CEIAr sono richiesti particolari requisiti informatici?
Per poter utilizzare CEIAr non sono richiesti all’utente particolari requisiti, sono sufficienti una dimestichezza di base nell’utilizzo del computer ed una conoscenza elementare del sistema operativo Windows. Il computer sul quale installare il software deve avere i seguenti requisiti minimi di sistema: Processore Pentium IV, 256 mb RAM, Hard disk da 120 GB, Sistema operativo Windows XP
Perché aderire al progetto?
L’inventario informatizzato costituisce il presupposto indispensabile per la consultazione di ogni archivio; l'intervento sugli archivi diocesani intende contribuire alla fruizione e alla consultazione dei documenti, nonché alla conservazione e alla tutela dei materiali d’archivio in modo uniforme in tutte le diocesi italiane, in collaborazione con il MIBAC. Inoltre, l’inventario degli archivi diocesani e in generale degli archivi ecclesiastici rappresenta uno strumento molto importante di azione pastorale per la diocesi e per ciascun ente religioso.
Nel caso la schedatura sia stata già avviata con altri programmi come si può procedere?
In tal caso ci si può rivolgere all’ UNBCE che verificherà l’importabilità della BD in CEI-Ar e fornirà un quadro generale delle attività necessarie all’archivio.

RIFERIMENTI
E-MAIL: ceiar@chiesacattolica.it
NUMERO VERDE: 848580167
UNBCE: www.chiesacattolica.it/beniculturali
FORUM DEGLI ARCHIVI ECCLESIASTICI (utenti abilitati):www.chiesacattolica.it/forumarchivi/

INVENTARIO BENI ARCHIVISTICI

L’Ufficio Nazionale per i Beni Culturali Ecclesiastici (UNBCE) a partire dal 2004 promuove, coordina e supporta l’attività di riordino e inventariazione informatizzata degli archivi ecclesiastici, in particolare degli archivi diocesani, con l’intento di realizzarne il censimento e facilitarne la fruizione e l’accesso.
Il progetto CeiAr offre una suite di strumenti informatici che l’UNBCE mette a disposizione degli aderenti al progetto; essa permette anche il riversamento dei dati su SIUSA, secondo indicazioni del MiBAC, e la disponibilità e ricercabilità degli stessi.
CeiAr è anche il nome del software che supporta il lavoro dell’archivista velocizzando le abituali procedure di descrizione ed eventuale riordino del materiale documentario.

COSA È

FASE PRELIMINARE

L’adesione al progetto favorisce lo scambio delle informazioni fra gli archivi e fra questi e l’UNBCE tramite l’adozione di un metodo di lavoro condiviso che al contempo valorizza la dimensione archivistica locale, l’uso e l’approfondimento dei termini e delle abitudini archivistiche del luogo. Per aderire al progetto è necessario compilare la modulistica disponibile sul sito dell’UNBCE:
Www.chiesacattolica.it/beniculturali
L'attenta lettura del “Progetto Diocesano per gli archivi ecclesiastici” è indispensabile per dare una corretta impostazione al lavoro. Sulla base del documento, la Diocesi deve presentare all’UNBCE, redatto secondo le modalità indicate, un progetto archivistico che renda chiari quali sono le finalità, la tempistica, gli obiettivi e il personale coinvolto. Una volta ricevuta la domanda di adesione, l’UNBCE verifica la completezza e la correttezza dei documenti presentati (eventualmente ne chiede integrazione) ed esprime l’approvazione o meno della stessa, dandone comunicazione ufficiale all’archivio.
FAQ
A chi è rivolto?
Il progetto è rivolto a tutte le diocesi e agli enti ecclesiastici che intendono realizzare interventi di riordino e inventariazione dei propri archivi storici.
Quali sono i costi?
I costi, per gli enti aderenti al progetto, sono in parte sostenuti dall’UNBCE. In particolare l’Ufficio provvede alla distribuzione del software, garantendone gli aggiornamenti e le implementazioni, ai corsi formativi di introduzione e aggiornamento all’uso del software, all’allestimento dei servizi connessi alla comunicazione e all’assistenza (tramite forum, numero verde, e-mail).
Una volta approvato il progetto da parte dell’UNBCE, l’archivio viene fornito del supporto tecnico e didattico e della documentazione necessaria per l’utilizzo del software CEI-AR.
L’iter prevede come primo passo la frequenza, da parte di almeno un operatore, di un corso introduttivo all’uso corretto del software.
Come supporto al lavoro, agli operatori del- l’archivio vengono forniti dei documenti di riferimento; una versione stampabile del manuale e una serie di dispense relative ai vari aspetti della catalogazione le quali illustrano le procedure, le modalità d’uso del software, i criteri e le norme di compilazione formale di alcuni campi.
Gli archivisti hanno inoltre la possibilità di avvalersi della costante assistenza dell’UNBCE, sia per quanto riguarda questioni di carattere strettamente informatico sia per quanto riguarda questioni di carattere contenutistico e metodologico. Tale assistenza è erogata tramite e-mail, numero verde, teleassistenza Intranet, il forum dedicato e l’assistenza internet.
Al fine di garantire la massima efficienza, tutti i servizi predisposti dall’UNBCE sono riservati unicamente agli aderenti al progetto.

AVVIO, ASSISTENZA E SUPPORTO

FAQ
Cosa è il Forum?
Il forum è il canale preferenziale utilizzato da UNBCE per la pubblicazione di materiale didattico, per comunicazioni e informazioni di carattere ed interesse generale e per eventi relativi al progetti per i Beni Culturali; l’utente potrà trovare nel forum uno spazio che gli permetterà di rivolgere domande agli specialisti che risponderanno inizialmente in privato e successivamente, se riterranno che il quesito posto possa interessare le altre diocesi coinvolte, potranno pubblicare la risposta nello spazio F.A.Q. del Forum.
Cosa è la teleassistenza intranet?
La connessione alla intranet (una rete di servizi e contenuti che collega la CEI con le DIOCESI e le DIOCESI tra di loro, sfruttando i vantaggi di Internet e aggiungendovi le caratteristiche di riservatezza, affidabilità e ufficialità) consente di attivare un servizio di assistenza sul PC dell’utente.
La teleassistenza garantisce interventi più rapidi, efficaci e che seguono un iter con tempi certi, monitorabili dall’utente che può anche abilitare il tecnico ad operare direttamente sul suo computer, in modalità sicura (firma digitale)e solo dietro consenso espresso e riconoscimento dell’utente interessato.
E' possibile avere suggerimenti per la corretta impostazione della banca dati realizzata in CEI-Ar prima di avviare il lavoro?
Sì è possibile, ed è anzi vivamente consigliato, condividere l'impostazione della banca dati CEI-Ar con il servizio di assistenza CEI. Infatti sarebbe buona prassi permetterne la visione ai nostri esperti per evitare spiacevoli inconvenienti che pregiudichino la delicata fase dello start up del lavoro e si protraggano successivamente con l'avanzare dell'attività. Per effettuare l'operazione, dopo aver installato correttamente il software sul proprio computer ed aver impostato l'albero delle aggregazioni logiche e/o fisiche con l'inserimento dei primi dati, basterà contattare il numero verde (848.580167) e chiedere all'operatore qual è la procedura per la verifica della banca dati. Tale procedura prevede l'invio del file di backup del data base via via posta elettronica (ceiar@chiesacattolica.it)